Episode 53 : Relations professionnelles : comment maintenir une bonne ambiance au travail ?

Bienvenue sur ce 53^e épisode de Relationnellement Vôtre.

Cet épisode sera le dernier de la brève série sur les relations professionnelles. Nous sommes loin d’en avoir fait le tour, donc nous aurons l’occasion de revenir sur ce type de relation de temps à autre.

Après avoir parlé des personnalités dysfonctionnelles et du positionnement face à un management toxique, je vous propose de voir ensemble comment maintenir « une bonne ambiance » au travail, du moins autant que cela dépende de vous bien sûr. Car chacun a sa contribution à apporter pour que ça fonctionne.

Dans un 1^er temps, qu’entend-on par « une bonne ambiance au travail » ?

La notion de ce qui est bon et ce qui ne l’est pas étant assez suggestive, ça peut être intéressant de savoir ce qu’on met dans le sac de la bonne ambiance. Du coup, après avoir fouillé dans quelques livres et articles, voici les termes qui reviennent le plus souvent : c’est une ambiance motivante, bienveillante, agréable, au sein d’une équipe soudée.

Il n’est plus à prouver qu’un environnement professionnel où règne cohésion d’équipe, bienveillance, communication saine et appréciation est un combo gagnant pour travailler efficacement. Malheureusement, des casseurs d’ambiance peuvent venir tout faire exploser. Les plus fréquents sont :

Les problèmes de communication et les conflits inutiles auxquels ils donnent naissance
les pratiques délétères telles que les plaintes constantes, les ragots à gogo, les rumeurs, les rivalités malsaines avec des coups bas et bien d’autres comportements qui mettent à mal la personne visée et la confiance au sein de l’équipe
on peut ajouter l’absence de connexion, le manque d’appréciation entre membres d’une même équipe

Comment réussir à instaurer et/ou maintenir « une bonne ambiance au travail » ?

Une ambiance de travail qu’on pourrait qualifier d’agréable est un réel défi à relever compte tenu de tous les filtres qui affectent notre comportement et nos réponses à l’environnement professionnel fréquenté. En tout cas, il y a plus à gagner qu’à perdre en essayant de tout mettre en œuvre pour améliorer l’ambiance de votre environnement professionnel.

Voici les 3 axes qui seront développé cette semaine, 3 axes sur lesquels travailler afin d’améliorer l’ambiance sur votre lieu de travail :

La communication
Les pratiques et les comportements des employés tout comme ceux du manager
et la cohésion d’équipe

La communication

Si vous écoutez le podcast depuis au moins quelques semaines, vous savez que la communication non-violente, autrement appelée la communication bienveillante et le type de communication à adopter pour travailler dans une atmosphère agréable.

L’écoute est fondamentale, nous en avons déjà parlée. Donc j’aimerais mettre l’accent sur la communication directe. Vous l’aurez compris, il s’agit d’échanger avec la personne concernée sans intermédiaire, ni détour.

Alors qui dit communication directe ne dit pas forcément agressivité, on peut communiquer de manière assertive, c’est-à-dire de manière respectueuse de l’autre.

La communication directe est le meilleur moyen d’éviter de partir dans des suppositions, des soupçons et des interprétations sources de nombreux conflits aussi stériles les uns que les autres.

Par exemple, Julien travaille sur un dossier avec Léa. Au lieu d’aller voir directement Léa pour lui demander si il peut faire un point avec elle sur le dossier, il suppose que Léa n’a pas le temps et qu’elle va l’envoyer balader comme il lui est déjà arrivé de le faire donc Julien préfère éviter de déranger Léa et gère tout le dossier seul. Il y a des points qu’il a du mal à traiter donc il va voir une autre collègue pour lui poser des questions. Alors qu’il pourrait directement aller voir Léa. De son côté Léa se demande pourquoi Julien n’est pas venu faire de point avec elle. Au lieu d’aller le voir, elle part se plaindre à un de ses collègues en disant que Julien lui laisse faire tout le boulot pendant qu’il va papoter avec une autre collège. Elle se dit qu’il a sûrement une dent contre elle et ne comprend pas pourquoi. Les messes basses vont bon train de chaque côté, mais Léa et Julien ne se sont toujours pas adressés la parole.

Au final, Les 2 ont traité le dossier de leur côté et on fournit des éléments différents au manager qui leur a demandé de revoir le dossier ensemble, sur une échéance plus courte que la précédente.

Léa n’a pas compris pourquoi Julien n’est pas venu la voir, elle lui a reproché. Julien lui renvoie la balle en disant qu’elle aurait pu venir le voir et le conflit éclate.

Vous voyez comment tout ça aurait pu tout simplement être évité si Léa et Julien avait communiqué directement.

On peut si vite basculer dans des perceptions erronées des intentions de l’autre, des motivations de l’autre ou même des perceptions erronées de la valeur qu’il accorde à la tâche, au travail.

Si vous voulez en savoir plus sur les désavantages de la communication indirecte et les bienfaits de la communication directe, il y a un super livre écrit par Jennifer Thomas, Paul White et Gary Chapman, intitulé « créer une bonne ambiance au travail ».

En communiquant directement, vous pouvez utiliser les outils de l’écoute active, pour vous assurez que vous avez bien compris ce que votre interlocuteur vous a dit. Ca réduit énormément les risques d’incompréhension, de mauvaise interprétation et donc les potentiels conflits stériles.

Voici quelques rappels afin d’oser communiquer directement :

on ne peut être sûr de la réponse d’un collègue qu’une fois qu’on lui a demandé. Se baser sur les expériences passées pour déduire, anticiper et supposer sa réponse n’est en aucun cas une garantie. Ca offre une tendance, une probabilité de réponse, mais on peut toujours être surpris par un changement de manière positive ou négative d’ailleurs. Ce n’est pas parce qu’un collègue à l’habitude de vous dire oui qu’il ne répondra pas non ce jour-là et inversement.

Communiquer directement offrent permet de la clarté dans l’échange et de la confiance dans la relation. Moins il y a d’intermédiaire, plus le message est tel que vous vouliez le communiquer. Moins il y a de commérages plus l’environnement professionnel est rassurant. La confiance, l’authenticité, la vulnérabilité peuvent s’installer.

Vous n’avez pas besoin de messager. Il est plus facile d’assumer ce que vous avez dit plutôt que d’assumer ce qu’un autre a rapporté de vos propos n’est-ce pas ?

Ensuite en plus d’une communication bienveillante et directe, l’amélioration de l’ambiance au travail peut aussi passer par les pratiques et les comportements adoptés

Les pratiques et les comportements des professionnels

Là-dessus chacun voit midi à sa porte. Aucun comportement n’est interdit, ni aucune pratique. Disons juste que certains d’entre eux cassent l’ambiance et d’autres vont la rendre moins agréable.

Par exemple, les moqueries, les plaintes, les critiques, les rumeurs, les cris, les guéguerres et les coups bas sont tout autant d’attitudes négatives qui polluent l’atmosphère de travail.

Chacun étant responsable de son propre comportement, il ne s’agit pas d’aller reprendre les autres sur leur comportement, à moins d’en avoir la responsabilité.

Il s’agit donc de voir comment vous pouvez par votre manière d’être amener l’ambiance à shifter, à changer de par votre attitude positive, votre présence, votre manière de rayonner et d’influencer l’environnement fréquenté.

Il y a des personnes qui transpire la joie de vivre et qui amènent de la positivité partout où elles sont. Il y en a d’autres qui imposent un respect tel, que le calme règne dans la pièce où elles se trouvent. Et puis il y a des personnes qui savent motiver les troupes à bosser dans la bonne humeur.

Un dernier exemple, il y a les personnes qui savent travailler dans l’entraide, la coopération plutôt que la rivalité et la compétition, parce qu’elles ne cherchent pas à être meilleures que les autres, elles travaillent à être une meilleure version d’elles-mêmes. Et elles gardent en tête que ce ne sont pas elles qui gagnent, c’est l’équipe qui gagne au final.

Plus on rejoint et encourage les personnes qui râlent, font des histoires et des « gossips », plus ça gangrène et ça pourrit l’environnement de travail. Par contre, plus on va valoriser et renforcer les comportements, les attitudes, les pratiques des membres positifs de l’équipe, plus ça pourra devenir contagieux dans le bon sens du terme.

Lorsque nous nous trouvons dans une pièce dont l’odeur nous dérange, rien ne nous oblige à subir la situation et nous imprégner de cette odeur désagréable. Chacun de nous a la possibilité d’aérer, d’amener une autre odeur à prendre place, de vous créer sa bulle, son espace où règne son propre parfum. Nous pouvons aussi faire en sorte que le parfum qu’on porte envahisse la pièce, parce que son odeur est suffisamment forte. Du coup, rien que notre présence suffit à installer une bonne odeur dans l’atmosphère.

Une petite métaphore pour aider à se rappeler que rien ne nous oblige à subir les attitudes négatives de certains collègues. Nous avons la possibilité de changer de sujet, d’ambiance ou de ne pas prendre part à la discussion et peut-être que vous faites partie des personnes dont la présence suffit à faire que certains sujets de discussion, ou certains comportements seront autocensurés par respect vis-à-vis de vous, si vous exprimez que ça vous dérange.

Voici quelques astuces pour encourager, valoriser les attitudes positives au travail :

Si l’ambiance est pesante pour vous et plusieurs de vos collègues, pourquoi pas trouver un temps pour en parler, prendre les avis de chacun sur ce qu’il serait intéressant d’améliorer, de réduire, de remplacer pour que cette ambiance évolue.

Vous pouvez par la même occasion fixer ensemble des règles propres à votre équipe pour préserver une atmosphère de travail plus agréable. Si ça peut se faire dans la détente avec des formulations amusantes, ça peut motiver à les appliquer. Une règle énoncée à la Yoda fait toujours sourire : « Fin aux ragots tu mettras », « si conflit il y a, avant de parler, ton calme tu retrouveras »,

Vous pouvez vous fixer des p’tits défis à relever en équipe pour maintenir une bonne ambiance de travail. Chacun s’engage à contribuer à son échelle et dans la mesure du possible à cette bonne ambiance. Tout casseur d’ambiance se verra offrir des viennoiseries à ses collègues ou mettra une pièce dans une cagnotte pour financer un after-work ou un déjeuner. A vous de voir en fonction de la place que prennent les « casseurs d’ambiance ».

Ce sont quelques idées comme ça, mais surtout sentez-vous libre d’en ajouter d’autres à la liste, de customizer tout ça à votre goût.

Donc, une fois que vous avez fait un tour du côté de la communication, puis des pratiques et des comportements, il reste à voir ce qu’il se passe du côté de la cohésion d’équipe.

La cohésion d’équipe

Il y a 3 points intéressants à vérifier en ce qui concerne la cohésion d’équipe, à savoir la connexion, de la confiance et de l’appréciation.

Voyons tout d’abord ce qu’il en est de la CONNEXION :

Il y a un livre de John C. Maxwell que je recommande, c’est « everyone communicates few connect » / tout le monde communique, peu connecte.

Réussir à avoir une cohésion d’équipe passe par le faire de faire plus que communiquer, il s’agit de connecter. Il n’est pas nécessaire de basculer dans une relation amicale. On peut connecter entre collègues. On peut parler de connexions dans le cadre du travail, quand il y a cet esprit d’équipe, ce sentiment de communauté.

John C. Maxwell explique que

connecter, c’est la capacité à s’identifier aux gens et d’établir des relations avec eux d’une manière qui augmente votre influence auprès d’eux.

L’art de connecter commence par comprendre la valeur des gens.

Voici quelques clés proposée par John C. Maxwell pour connecter dans le cadre du travail :

Cherchez des moyens de féliciter les membres du groupe pour leurs idées et leurs actions.
Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur aux membres du groupe et à ce qu’ils font.
Ne vous attribuez pas le mérite lorsque le groupe réussit et ne rejetez pas le blâme en cas d’échec.
Trouvez des moyens d’aider le groupe à célébrer les réussites ensemble.

il y a vraiment ce côté communauté, cohésion.

Ensuite, un autre point important dans la cohésion d’équipe c’est la CONFIANCE.

Il est important de préciser que la confiance au travail est différente de la confiance qu’on peut avoir envers un ami, un conjoint ou un membre de notre famille.

Dans le cadre du travail, la confiance est rattachée à la situation, à savoir avoir confiance en la capacité d’un.e collègue à accomplir une tâche, à assumer ses responsabilités, à travailler efficacement en respectant le délai imposé, etc.

Si on sortait quelques instants de la pensée binaire d’avoir confiance ou de ne pas avoir confiance et si on envisageait la confiance comme un continuum avec différents niveaux et différents degrés de confiance.

Par exemple, on peut faire confiance à un collègue pour traiter correctement un dossier et pas pour lui confier une information confidentielle.

La confiance a 3 composantes fondamentales, qu’on appelle les 3 C :

Compétence
Constance
Caractère

La compétence, c’est donc l’ensemble des connaissances, des aptitudes, des ressources et des capacités nécessaires pour accomplir une tâche. A la compétence s’ajoute la constance : la capacité à faire preuve de régularité dans la qualité du travail fourni, dans la qualité des produits et des services proposés. Et enfin, la confiance repose sur des valeurs telles que l’honnêteté, l’intégrité, le respect, bref des valeurs qu’on résume sous le terme de caractère.

Si l’une de ces 3 composantes manque à l’appel, la méfiance prend place. Et comment faire pour rétablir la confiance une fois qu’elle a été endommagée ? Réparer ou restaurer la confiance est un processus qui s’inscrit dans le temps. On est d’accord que c’est un processus envisageable uniquement si les 2 collègues ont la volonté de rétablir la confiance.

Ce processus de réparation ou de restauration varie bien sûr d’une personne à l’autre et d’une situation à l’autre, toutefois on retrouve quelques points communs dans les étapes traversées : En voici quelques-unes :

Avant toute chose, vous aurez besoin de définir et d’examiner la nature, le type de la relation entretenue : est-ce un collègue de l’équipe, du même service ou d’un autre département de la société. Est-ce un subordonné, un supérieur direct, un membre de la direction.

cette 1ere étape est essentielle car elle va déterminer la forme données aux étapes suivantes.

quand la confiance a été endommagée, la suite logique est bien c’est une présentation d’excuses envers la personne dont la confiance a été ébranlée.
puis cette personne chemine à son rythme pour réussir à se libérer de toute rancune.
enfin, accorder à nouveau sa confiance passe par un travail de réparation à travers des actes. Dans un 1er temps il sera nécessaire d’identifier clairement la ou les situations dans lesquelles il vous est difficile de faire confiance à votre collègue ou la/les situations où il est difficile pour votre collègue de vous faire confiance. Vous pourrez ainsi en parler entre vous, afin de voir de quelles manières résoudre le problème. Ca peut être que votre collègue envisage de développer ses compétences, on revient aux 3″C » ou peut-être de mettre « en place des moyens de garantir la constance et/ou le caractère.

Le 3e point important dans la cohésion d’équipe, c’est l’APPRECIATION :

Dans son livre « Les 5 langages d’appréciation dans le milieu de travail », Gary Chapman nous fait part des résultats positifs aux expériences menées sur plusieurs groupes de professionnels dans un large panel de sociétés. 3 points sont ressortis :

le besoin de se sentir valorisé et apprécié est universel
le concept des 5 langages d’appréciation au travail est facile à comprendre, apprendre, mémoriser et appliquer.
le principe peut être adapté à n’importe quel cadre de travail.

Les langages d’appréciation sont :

Les paroles valorisantes : les mots sont la voie la plus commune pour exprimer son appréciation. Comme le dit joliment Gary Chapman, chaque langage se décline en plusieurs dialectes. Il est donc possible de valoriser verbalement un.e collègue de différentes manière. Ca peut être à propos de :

de ce qu’elle a fait : le travail accompli, achevé
de ses valeurs ou ses vertus : sa persévérance, son honnêteté, sa patience, son humilité,…
de sa personnalité : optimiste, organisé, diplomate,…

Les temps de qualité : il s’agit de montrer à la personne que vous l’appréciez en lui offrant la ressource la plus précieuse que vous ayez, à savoir votre temps. Là encore il y a différentes manières de donner de votre temps à un ou une collègue :

l’attention soutenue : ça consiste à vous arrêter toute autre tâche et de focaliser votre attention uniquement sur le ou la collègue en question.
la conversation de qualité : vous créez un environnement propice à une conversation ouverte durant laquelle vous vous intéressez à votre collègue dans une écoute active. Vous posez des questions, vous exprimez votre intérêt vis-à-vis de ce qui est dit.
une autre manière d’avoir un temps de qualité au travail, c’est le partage d’expériences.
il y a aussi le fait de travailler ensemble sur une même tâche
ou de faire des petits groupes de discussion, dans lesquels échanger idées, suggestions

Les services rendus : il s’agit de proposer votre aide à un collègue en vous assurant :

d’avoir fait votre travail et d’avoir pleinement assumé ce qui est sous votre responsabilité avant d’aider les autres.
que votre collègue est d’accord pour que vous lui apportiez votre aide. Parfois en voulant bien faire, vous pouvez blesser l’égo d’un collègue. Donc autant vous assurez que votre aide est la bienvenue
de demander sur quelles tâches vous pouvez aider. Aider efficacement implique de faire non pas ce que vous avez envie, ni ce qui semble bien à vos yeux, mais ce dont la personne aidée a besoin
de le faire de la manière que votre collègue préfère que ce soit fait et non à votre manière. Ca peut parfois être tendu, parce qu’on a chacun des manières de faire différentes. Mais si vous voulez vraiment rendre service, c’est important d’être à l’écoute de l’autre.
de le faire volontairement. Si c’est contraint ou forcé par une tierce personne, ça va se ressentir et produire l’effet inverse à l’appréciation
que votre attitude soit cohérente avec vos actes. Rendre service se fait normalement dans la joie et la bonne humeur.
de finir ce que vous avez commencé. Si vous craignez de ne pas pouvoir finir, avant même de commencer, exprimer vos limites par rapport au temps consacré. Par exemple, « j’aimerais mettre les 2h qui viennent à ton service, en quoi puis-je t’aider ? »

Les cadeaux tangibles : il peut s’agir d’un objet tout comme il peut être question d’une expérience, en offrant par exemple :

des tickets pour participer à un événement sportif, comme voir un match de foot, de basket, de rugby, là ça serait vraiment à propos avec la coupe du monde.
des tickets pour aller à un événement culturel : musée, concert, expo, théâtre, ciné
une carte cadeau pour un restaurant ou une boutique
une box, un week-end au vert, un spa, un massage,…

et enfin le 5e langage d’appréciation, le plus controversé, c’est le toucher physique. Les recherches menées par Gary Chapman et son équipe ont mis en évidence un nombre restreint de situations où le toucher physique est reçu comme un langage d’appréciation au travail. Voici quelques exemples.

je me sens important.e quand quelqu’un me donne une bonne poignée de main pour me signifier que j’ai fait du bon boulot.
je me sens apprécié.e quand quelqu’un me tape dans la main quand j’ai fait du bon travail.
une simple tape dans le dos en support amical m’encourage à persévérer quand je gère une tâche difficile.
quand une drame personnel se produit, j’apprécie d’être pris.e dans les bras par un associé ou un collègue dont je suis proche.

Après, bien sûr, c’est très personnel et chacun voit comment adapter ce langage à sa personnalité en restant respectueux du cadre de travail et des autres.

On approche de la fin de cet épisode. Il y a eu beaucoup d’informations donc on récapitule. Pour améliorer l’ambiance au travail, il est important de vérifier 3 axes ;

la communication, en envisageant de communiquer avec bienveillance et surtout de communiquer directement
ensuite il y a les comportements et les pratiques. en renforçant positivement ceux qui cultivent la bonne humeur, le calme, le respect de l’autre, etc
et enfin il y a aussi un coup d’oeil à jeter du côté de la cohésion d’équipe en s’assurant que la connexion, la confiance et l’appréciation sont bien présents et efficaces entre les membres de l’équipe.

Vous vous demandez peut-être quoi faire si vous n’appréciez pas vos collègues de travail ? Et bien voyons ce point en bonus.

En bonus, que faire si on n’apprécie pas ses collègues de travail ?

Permettez-moi de répondre à cette question avec d’autres questions : d’où vient cette difficulté à les apprécier ? S’agit-il de raisons qui vous sont propres et donc de causes internes, ou les causes sont externes ? Car c’est principalement sur les causes internes, celles qui dépendent de nous que nous avons la main pour faire en sorte que ça évolue.

En identifiant ce qui fait blocage en soi, les solutions envisageables émergent d’elles-mêmes.

Les causes internes, ces causes propres à notre manière d’être et de faire peuvent être :

un haut niveau d’exigence de votre part. Des attentes surréalistes auront besoin d’être revues afin d’être ramenée à un niveau humainement accessible.

un sentiment d’irritation. La manière d’être de cette personne vous dérange ou ses manières de faire vous agacent. Nous sommes tous différent. Si ces différences affecte l’efficacité au travail de votre collègue, Il pourrait être intéressant d’en discuter avec lui.elle, si le.la collègue est ouvert.e à cette idée. Dans le cas contraire, qu’en pense votre N+1 ? Par contre si l’efficacité au travail de ce.cette collègue n’est pas en cause, c’est votre capacité à lâcher-prise qui sera mise à l’épreuve, en apprenant à accepter ce que vous ne pouvez pas changer, à savoir autrui. Et là, je compatis.

une autre cause peut être un ensemble d’à priori mélangés à des ouï-dire qui vous amènent à vous faire une représentation négative de ce.cette collègue. En apprenant à le.la connaître, vous pourriez découvrir qu’il y a un écart entre l’image que vous en avez et la réalité de qui cette personne est.

Voilà ce 53^e épisode du podcast est terminé.

Comme vous le savez, vos questions concernant l’épisode sont les bienvenues. Vous pouvez les envoyer par mail, à l’adresse relationnellementvotre@gmail.com.

Il va y avoir du nouveau à partir de la semaine prochaine, les épisodes du podcast et des émissions associées seront tous des réponses à vos questions. Un grand merci d’avoir oser les communiquer. Rassurez-vous, votre anonymat sera préservé.

On se retrouve donc la semaine prochaine avec un nouvel épisode de Questions de Connexions. J’en dis pas plus, vous découvrirez directement la question posée par l’un d’entre vous, la semaine prochaine.

A très vite ! Et surtout, prenez bien soin de vous.

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